本ポリシーは、スマイル合同会社（以下「当社」といいます。）が「スマイル」の名称で提供する営業管理に関するサービス（以下「本サービス」といいます。）の利用または同サービスに関連して当社が取得するお客様の個人に関する情報（以下「プライバシー情報」といいます。）の取り扱いについて定めます。なお、特段の断りがない限り、本ポリシーにおける用語は、本サービスの利用規約および個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）と同じ意味を有するものとします。
第１条（適用関係）
- 本ポリシーと本サービスの利用規約その他の書面におけるプライバシー情報の取り扱いに矛盾または抵触がある場合には、本ポリシーの定めが優先するものとします。
- 本ポリシーは、連携サービスには提供されません。連携サービスにおけるプライバシー情報の取り扱いは、当該サービスの提供事業者が定めるプライバシーポリシーなどを参照してください。
第２条（法令遵守）
当社は、個人情報保護法その他の法律、条例、政令、規則、基準およびガイドラインなど（以下「法令」といいます。）を遵守し、個人に関する情報を適法かつ適切に取り扱います。
第３条（利用目的）
当社は、次のプライバシー情報を取得し、次の利用目的の達成に必要な限りにおいて、プライバシー情報を取り扱います。
| 取得する情報 | 利用目的 |
|---|---|
| 本サービス又はセミナーをご利用いただく皆様の個人情報 | ・サービスの提供やそれに関するご連絡、お問い合わせ対応 （お問い合わせの内容に応じて、当社内で適当と判断する主体に対してお問い合わせ等の情報を共有し、対応することを含む） ・本サービスに関連するイベント、セミナー、キャンペーン等の情報提供やそれに関するご連絡、お問い合わせ対応 ・アンケート及び各種調査、新サービス、新機能の開発、サービスの改善、品質向上 ・本サービスに関連するメールマガジン配信及び登録者管理 ・当社の各種サービスにおける利用規約に基づく運営管理 ・個人を識別できない形式に加工した統計データの作成及びそれを使用したマーケティング行為 |
| お取引先の皆様に関する個人情報 | ・ご契約上必要なご連絡、ご請求・お支払等の事務処理、その他各種管理（お問い合わせの内容に応じて、当社内で適当と判断する主体に対してお問い合わせ等の情報を共有し、対応することを含む） |
| 採用応募者の個人情報 | ・採用、募集情報等の提供、連絡 ・採用選考業務 |
| 当社の全ての従業者の雇用管理に関する個人情報 | ・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続（本人退職後も含む。）等雇用管理 ・人事選考、配属先及び出向、派遣先の決定 ・報酬の決定及び支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供 ・健康診断受診管理 |
| 業務受託者の個人情報 | ・協力会社から派遣される業務受託者及び個人事業主の受け入れ対応、業務管理（稼働管理・報酬管理及びそれに付随する業務、連絡等） |
| 各種お問い合わせをいただいた皆様に関する個人情報 | ・お問い合わせ対応 |
| 顧客企業からお預かりした個人情報 | ・委託業務の遂行 |
第４条（第三者への提供）
- 当社は、個人情報保護法を含む法令に基づく場合を除き、第三者に対し個人データを提供しません。
- 当社は、個人データに該当しないプライバシー情報およびプライバシー情報を統計処理することにより得られた利用状況などの情報を、広告制作業者などその他の第三者に対し提供することがあります。これらの情報は、当該業者の販売促進のための情報として利用される可能性があります。当社は、第三者に対し、これらの情報を提供するときには、当該第三者から、これらの情報から個人を識別しないとの確約を得るものとします。
第５条（委託）
当社は、利用目的の達成に必要な限りにおいて、プライバシー情報の全部または一部の取り扱いを第三者に委託することがあります。当社は、委託先がプライバシー情報を適切かつ安全に管理するように監督します。
第６条（共同利用）
当社は、次のとおり、プライバシー情報を共同利用します。
- 共同利用者：
当社の業務執行社員（株式会社ドリームジャックおよび株式会社BigSmall） - 共同利用されるプライバシー情報の項目：
利用ユーザーおよび利用ユーザーが入力した情報に含まれる個人の氏名、法人の名称、所属部署、役職、電話番号、メールアドレス等 - 共同利用の目的：
利用実態および改善が必要な機能の調査、ならびに改善した機能の検証 - 管理責任者：当社
第７条（安全管理措置）
- 当社は、プライバシー情報の漏洩、滅失または毀損の防止その他プライバシー情報の安全管理に努め、かつ、そのために十分なセキュリティ対策を講じます。また、当社は、プライバシー情報が適正に取り扱われるように、関連規程を整備し、かつ、従業員を適切に教育および指導し、その管理態勢を継続的に見直し、改善に努めます。
- 当社は、米国に所在する事業者が管理するクラウドサーバーにおいて、個人データを保存することがあります。この場合であっても、同事業者がお客様の個人データを閲覧することはありません。
第８条（保有個人データおよび第三者提供の記録の開示等）
当社が管理する保有個人データおよび第三者へ提供した記録について、ご本人またはその代理人からの利用目的の通知の請求または開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去もしくは第三者への提供の停止（以下、あわせて「開示等」といいます。）の請求をされる場合は、「開示等の請求手続きのご案内」記載の手続きによりお申し出ください。ただし、個人情報保護法その他の法令により当社が対応義務を負わない場合には開示等に応じかねます。
第９条（本ポリシーの変更）
- 当社は、プライバシー情報の取り扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。
- 前項の定めにかかわらず、法令上ご本人の同意が必要になるような内容の変更を行うときは、別途当社が定める方法により、ご本人の同意を取得いたします。
- 前２項の変更後の本ポリシーについては、本サービスまたは当社ウェブサイトにおける掲示その他わかりやすい方法により周知します。
第１０条（お問い合わせ）
当社によるプライバシー情報の取り扱いに関する苦情、ご意見、ご質問、ご要望その他のお問い合わせは、お問い合わせフォームにより申し出てください。なお、お問い合わせへの対応に際しては、ご本人またはその代理人であることを確認させていただくことがございます。
第１１条（当社について）
当社の住所および代表者その他当社に関する最新の情報は、当社ウェブサイトをご確認ください。
附則
２０２４年１２月１日 制定